第一章 总 则
第一条 为进一步加强和规范学校档案管理，有效保护和利用档案，为学校教学、科研和管理等各项工作服务，为社会服务。 根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》和《机关档案管理规定》等法律法规，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校档案记录和反映了学校建立、建设和发展的历史过程，是学校各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要指标，是办好学校的重要基础工作，它为学校教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件。
第四条 学校应加强对档案工作的领导，严格实行部门收集、 整理，学校档案保密室集中统一归档制度，逐步做到“三纳入 ” “ 四同步 ”，即：把档案工作纳入学校领导工作议事日程、纳入学校的发展规划和工作计划、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 管理体制与职责
第五条 根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》和《高等学校档案管理办法》 中关于高等学校 档案工作的领导体制和机构设置要求，结合我校实际情况，建立 第一责任、领导责任、管理责任和执行责任的档案工作体系。学校档案工作由省教育行政管理部门、档案行政管理部门和学校党 政双重领导， 同时接受有关部门的行业管理及档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第六条 校党委书记为第一责任人，其主要职责是：作为学校档案工作第一责任人，全面贯彻党的路线方针政策和决策部署， 健全党领导档案工作的体制机制，为本校档案完整与安全承担第一责任，确定学校档案工作机构设置、落实档案工作领导责任。
第七条 分管档案工作的校领导承担领导责任，其主要职责是：作为学校档案工作直接责任人，编制学校档案工作发展规划及信息化规划、落实档案工作经费预算、统筹制定档案工作管理责任及管理机制、协调档案管理部门与其他职能部门的档案工作。
第八条 学校档案保密室是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。学校档案保密室其档案工作的主要职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策， 规划全校档案工作，拟定本校档案工作计划和规章制度，并负责贯彻落实。
（二）统一管理学校各处室、学院的档案工作，根据国家有关规定和标准确定学校档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则，负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全校各类档案及有关资料。
（三）组织实施档案的信息化建设，负责电子文件归档和电子档案的规范化管理。
（四）编制检索工具，编研档案史料和参考资料，多形式深层次开发档案信息资源。
（五）负责学校档案工作网络建设和档案工作的业务指导， 对全校专（兼）职档案工作人员和有关业务人员进行档案业务培训。
（六）科学管理档案，在开展档案开放和利用工作的同时，严守档案机密，确保档案安全。
（七）完成上级部门和学校领导交办的其他任务。
第九条 党政办公室承担档案工作的管理责任，是学校直属重要管理部门之一。党政办负责人负责组织、统筹与安排全校档 案业务工作，包括建构并落实档案工作的各种机制与档案工作网 络，负责制定档案工作业务规范与技术标准，负责档案工作科学研究、宣传教育及业务交流，接受档案主管部门的监督检查；负责档案开放与信息公开。党政办公室综合档案室专职档案员，履行学校档案集中统一 管理的岗位责任，承担档案室日常及突发活动时的档案工作，承担对各处室、学院档案的业务指导及监督检查工作。
第十条 学校各部门由一位负责人分管本部门的档案工作，并设兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交工作。
（一）部门档案工作负责人主要职责：
执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位工作计划和相关人员工作职责，做到档案工作与其他工作同布置、 同检 查、同总结。选配责任心强、业务素质好的兼职档案员负责本单位档案的收集、整理、立卷、归档工作，并保持人员相对稳定。 加强与学校档案部门的联系，对本单位归档的档案负责，做好归档材料的审核工作。档案工作负责人调离工作岗位时，必须办理好档案工作交接及档案工作负责人变更登记。
（二）部门兼职档案员主要职责：
执行学校档案工作的规章制度，学习掌握档案管理工作的基本技能。按照归档范围和保管期限，负责本部门各种材料的收集、 整理、立卷、归档、统计工作，保证归档文件材料系统完整、准确规范。接受学校档案部门对本部门档案工作的督促、检查和业 务指导，确保归档材料符合归档要求，按时保质完成归档任务。 坚持档案产生即整理的管理要求，根据本部门不同种类载体材料 形成的特征，按内容和载体先做好科学分类及登记，养成随产生、 随收集、随分类、随整理的习惯，避免档案疏漏遗漏情况发生。 严守党和国家秘密以及学校工作秘密，确保不发生失泄密事件。 因工作变动或其他原因不能继续担任该项工作时，应与新任档案管理员及时办理交接手续，并报档案保密室备案。
第十一条 学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勇于创新，具备档案专业或相关学科知识及现代化管理技能。
第十二条 学校专职档案工作人员编制数根据学校规模、档 案数量和工作任务等实际情况确定。学校专职档案工作人员，实 行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员， 应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章 档案管理
第十四条 学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评 估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责， 强化责任意识，提高学校档案管理水平。做到每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。实行纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。
第十五条 学校归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶） 片、录像（录音）带等各种形式载体，纸质档案材料和相应的电子档案材料应同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、 民主党派 等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料；党群机关重大活动的有关材料等。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料；学校行政重大活动的有关材料等。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的入学登记表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等 学校教学文件材料归档范围》（87）教办字 016 号）的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6 号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、 贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外 专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交 流、 中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、 教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（国家财政部、档案令第 79 号）执行。
（十二）声像类：主要包括学校在各项工作中形成的、有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体,以声像为主,并辅以文字说明的历史记录。
（十三）实物类：主要包括学校集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；在公务 活动中获赠的纪念品；上级领导知名人士的题词字画等；学校使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等；以及其它有保存价值的实物。各类文件材料的归档范围和保管期限按《海南开放大学各部门档案归档范围及保管期限表》执行。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。
第十六条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档 制度。各部门在教学、科研、党政管理等活动中形成的材料， 由 部门或课题组按照学校档案保密室制定的档案整理规则收集齐全，定期向档案保密室移交。学校对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收后,应及时对应归档的文件材料进行收集归档。
第十七条 归档的文件材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。要完整、准确、系统。
第十八条 学校各部门档案归档工作的时间要求：
（一）党政管理类文件材料和能按自然年度归档的文件材料应在次年 6 月底前归档。
（二）教学类文件材料和能按学年归档的文件材料在次年 6月底前归档。
（三）科研类项目材料应在项目完成通过鉴定验收后次年 6月底前归档。
（四）基建类文件材料应当在项目完成通过鉴定、验收后 3个月内归档。
（五）财会类文件材料按照《会计档案管理办法》要求归档。
第十九条 学校档案保密室应当按有关规定对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十条 学校的档案由档案保密室集中保存。在国家和上级领导机关需要时，应按要求提供所需档案的复制件或原件。
第二十一条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动 中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案保密室移交， 集中管理，不得据为己有。个人在非职务活动中形成的重要文件材料以及与学校有关的各种档案史料,学校档案保密室可通过征集、代管等形式进行管理。凡因公出国进修、考察所带回的符合归档范围的资料， 回校后应及时移交档案保密室归档。
第二十二条 学校档案保密室应定期做好档案的鉴定工作， 对保管期限已满的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,按有关程序予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
第二十三条 学校档案保密室应当采用先进的档案保护技 术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十四条 应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
第二十五条 学校档案保密室认真执行档案统计年报制度， 及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据，按照国家有关规定， 向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计年报表。
第二十六条 涉密档案实行专人专柜专库管理，涉密档案的管理和利用、密级的变更和解密，依照国家法律法规和学校有关保密规定办理。
第二十七条 学校要加强档案数字资源管理，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
第四章 档案的开放与利用
第二十八条 档案保密室按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十九条 档案保密室是学校出具档案证明的机构。加盖学校证明专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明 的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
第三十一条 查阅、利用未开放的档案，须经档案形成部门 和党政办公室主要负责人批准。涉及未公开的技术问题，须经档 案形成单位或者项目负责人同意，必要时报请分管校领导审查批准。利用涉及重大问题或者国家秘密的档案，须经学校保密委员会审查批准。
第三十二条 档案保密室提供利用的重要、珍贵档案原则上 不提供原件。特殊情形需要提供原件的，须经党政办公室主要负责人同意。
第三十三条 档案保密室设立阅览室，编制必要的检索工具， 提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。
第三十四条 档案保密室应加强档案编研工作，大力开发档案信息资源。根据学校和社会的需要，有计划地对档案资料进行研究整理，出版各种编研成果，为学校教学、科研和管理工作服务，为社会服务。
第五章 条件保障
第三十五条 学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十六条 学校综合档案室库房建设参照《档案馆建设设 计规范》，应符合《机关档案管理规定》和《档案技术保护规范》 等规定，应充分考虑到学校发展规模和库藏数量增加等因素合理 安排库房建设。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、 防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施，存放声像等特殊载体档案，应配有防磁柜，并配置恒温、恒湿设施。
第三十七条 学校档案保密室应做好档案保护工作，建立库 房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防 ”要求管理库房，确保档案安全。
第三十八条 学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章奖励与处罚
第三十九条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
（三）对档案学研究及档案史料研究做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条 有下列行为之一的，学校可视情节轻重按《中华 人民共和国档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》的规 定程序，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予 行政处分或报请海南省档案行政管理部门对直接责任人给予处罚。 造成损失的，可根据档案价值和数量，责令赔偿。情节严重、构成犯罪的移交司法部门处理：
（一）丢失属于学校所有的档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应当保密的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换学校档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（六）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（七）档案工作人员玩忽职守，明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。
第七章 附则
第四十一条 本办法由学校党政办公室负责解释。
第四十二条 本办法自发布之日起施行，原《海南广播电视大学档案管理暂行办法》同时废止。
